Arbeitgeber aufgepasst! – Das Whistleblower-Gesetz (Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)) tritt am 2. Juli 2023 in Kraft! – Was ist zu tun?

Bundestag und Bundesrat haben nun dem Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft!

Inhalt ist, dass Arbeitgeber Meldestellen einrichten müssen, bei denen Arbeitnehmende und Personen, die in Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer solchen Informationen über Verstöße erlangen, Meldungen über Missstände machen und eine Bearbeitung „erzwingen“ können. Die Umsetzung ist für Unternehmen verpflichtend und daher Teil des Compliance Managements.

Welche Arbeitgeberpflichten ergeben sich aus dem neuen Gesetz?

• Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle (zentral & intern z.B. bei der Konzernmutter, auch gemeinsam mit kooperierenden Unternehmen oder durch Outsourcing an Dritte, z.B. Rechtsanwälte): anders als ursprünglich vorgesehen, besteht keine Pflicht, eine externe Meldestelle einzurichten. Es kann also eine interne Meldestelle gewählt und deren Betrieb an einen externen Verantwortlichen delegiert werden.
• sichere Verwahrung der Daten
• Führen/Betrieb der Meldestelle –

Aufgaben (zusammenfassend):

• Betreiben der Meldekanäle (Hinweise müssen in Textform oder mündlich aber auch persönlich erfolgen können, sie müssen aber nicht anonym ermöglicht werden; gleichzeitig gilt aber, dass anonyme Hinweise ebenfalls bearbeitet werden sollen)
• Beispiele: Whistleblower-Hotlines, spezielle E-Mail-Adressen, Beschwerde-Briefkästen, digitale Meldesysteme, Anrufbeantwortersysteme
• Neben diesen Meldestellen wird es auch Anlaufstellen beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt geben
• Vertraulichkeit bezüglich Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Personen
  und sonstiger in der Meldung genannter Personen ist zu wahren. Tipp: Verpflichtung der mit Meldungen befassten Personen zur Unterzeichnung einer gesonderten Verschwiegenheitserklärung
• Meldende sind aufgrund des Gesetzes gehalten, interne Meldestellen zu bevorzugen, in denen intern wirksam gegen den gerügten Verstoß vorgegangen werden kann und wenn keine Repressalien zu befürchten sind. Dies bietet den Unternehmen Vorteile: keine Befassung Dritter, kein Verlust von Betriebswissen, Schutz vor Beschädigung der Reputation des Unternehmens, Deutungshoheit über die Meldung bleibt beim Unternehmen
• Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen
• Prüfung der Meldung auf Anwendungsbereich des HinSchG
• Effektive Bearbeitung der Meldung (z.B. Sachverhaltsprüfung und Aufklärung,
  Nachfragen & Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen)
• Rückmeldung an Hinweisgeber spätestens innerhalb von drei Monaten (Mitteilung über geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen und Gründe dafür)
• Dokumentation der Meldungen
• Beachtung von Aufbewahrungsfristen/ Löschvorgaben

Gilt das für alle Arbeitgeber sofort?

• Die o.g. Pflichten bestehen für Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmenden und für alle Finanzinstitute unabhängig von der Mitarbeiterzahl ab Inkrafttreten (d.h. ab 02.07.2023)
• Für Unternehmen ab 50 Arbeitnehmenden gelten die Pflichten ab 17.12.2023.

Wozu können Arbeitnehmende Hinweise geben?

Meldungen über Verstöße im beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Rahmen, die straf- und bußgeldbewährt sind, sofern Letztere dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen, z.B. über
· Nationale Straftaten, Verstöße gegen EU-Recht
· Ordnungswidrigkeiten (gegen Leben, Leib, Gesundheit oder Arbeitnehmerrechte)
· Bestimmte Rechtsverstöße (z.B. gegen Rechtsvorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetzesverstöße, Geldwäscheaktivitäten sowie mangelhafte Qualitäts- und Sicherheitsstandards, Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz, Lebensmittelsicherheit, Tierschutz, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre, Datenschutz usw.)

Was passiert, wenn ich als Arbeitgeber keine Meldestelle einrichte?

• Bei Nichteinrichtung der gesetzlich erforderlichen Meldestelle gilt eine Bußgeldandrohung bis zu EUR 20.000,00.
• Diese kommt für Unternehmen mit mehr als 250 Arbeitnehmern & Finanzinstitute ab dem 01.12.2023, für alle anderen Unternehmen ab dem 17.12.2023 zum Tragen.
• Bei Repressalien gegen Arbeitnehmer oder Behinderung von Meldungen gilt eine Bußgeldandrohung bis zu EUR 50.000,00.
• Sonstige Regelungsinhalte:
  · Gesetzliches Verbot von Repressalien gegen Meldende
  · Umfassender Schutz vor arbeitsrechtlichen Sanktionen wie negative Beurteilung, Abmahnung, Kündigung, Diskriminierung
  · Beweislastumkehr zu Lasten der Unternehmen im Arbeitsgerichtsprozess (nicht im Bußgeldverfahren): Wenn ein Hinweisgeber eine Benachteiligung i.Z.m. der beruflichen Tätigkeit meldet und sich darauf beruft, dass diese infolge einer Meldung/Offenlegung nach dem HinSchG erlitten zu haben, besteht die Vermutung, dass diese Benachteiligung eine Repressalie für die Meldung/Offenlegung ist.
  · Schadenersatz zugunsten des Melders bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien So sollen Anreize geschaffen werden, um Rechtsverstöße intern zu melden.

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